Один из ключевых факторов, который должен быть учтен представителями ИП или ООО в процессе деятельности, является срок годности документов. При этом законодательно выделяется три типа бумаг, для каждого из которых имеются свои периоды хранения:
- Налоговая документация.
- Бухгалтерский учет.
- Кадровые данные.
Рассмотрим каждую из категорий подробно.
Кадровая документация
Информация по срокам годности кадровой документации оговорена в 558-м Приказе Минкультуры. При этом вся информация по работникам, связанная со льготами и выплатами в социальной сфере, должна храниться 75 лет. Сюда относятся:
- Трудовые соглашения.
- Личные дела и карты.
- Аттестационные заключения.
- Прочие документы.
Также стоит учесть следующие сроки годности документов:
- В течение пятилетнего срока хранятся:
- Бумаги о переводе сотрудников на полный или сокращенный график.
- Табели учета времени.
- Документы о выдачи премии.
- Правила ТБ.
- Командировочная и прочая документация.
- Три года хранятся документы, касающиеся трудовой дисциплины.
- Один год требуется сохранение графиков отпусков.
Читайте также — Проведение проверок налоговыми органами: как «пережить»?
Документы налогового учета
Сюда относятся все типы отчетности, в которой содержатся данные о начислении налоговых платежей, а именно:
- Чеки.
- Квитанции.
- Накладные.
- Акты приемки-передачи.
- КУДиРы.
- Платежки по выплате налогов и прочие.
Срок годности документов налогового учета и общие нормы хранения прописаны в НК РФ (статья 23). По законодательству период хранения составляет четыре года. При этом другие комментарии касательно срока годности отсутствуют, поэтому именно этот параметр учитывается в процессе деятельности компании.
Бывают ситуации, когда период хранения налоговой отчетности составляет более четырех лет. Это возможно, например, в процессе списывания основных средств. В этом случае срок годности отсчитывается со дня, когда основное средство было отнесено к статье затрат. Кроме того, при переводе расходов на последующие периоды не стоит выбрасывать подтверждающие бумаги. Они должны храниться весь срок, пока осуществляется начисление убытка при расчетах.
При определении срока годности стоит учесть, что выездные проверки ФНС подразумевают проверку за три прошедших года. Следовательно, перед выбрасыванием бумаги стоит убедиться, что она больше не потребуется.
Бухгалтерские документы организации
К этой категории относятся первичные бумаги:
- Кассовые.
- Банковские.
- Инвентаризационные.
- Бухотчетность.
- Учетной политики.
Срок годности бумаг, относящихся к категории бухучета, прописан в ФЗ под номером 402, а также в приказе Минкультуры РФ номер 558. Общий период хранения бумаг составляет пять лет. Он высчитывается, начиная с первых дней года, который следует за датой прекращения пользования документом.
Первичная бухгалтерская документация должна храниться в течение пяти лет. К этой категории бумаг относятся:
- БСО.
- Чеки.
- Накладные.
- Акты.
- Договора
- Прочие источники информации (кассовые, банковские, инвентаризационные).
В НК РФ прописано, что первичные документы должны храниться в срок до 4-х лет. Интересно, что в Законе о бухучете установлен иной — пятилетний период.
Срок годности документов — важно
Выше мы рассмотрели основные типы бумаг, с которыми приходится сталкиваться бизнесмену в процессе работы. Чтобы узнать полный список и сроки годности, стоит заглянуть в Приказ Минкультуры РФ под номером 558.
Если компания ликвидируется, бумаги по сотрудникам направляются в местный архив, а действующие документы хранятся, где угодно. До момента истечения срока годности уничтожать информацию не нужно (даже если компания уже прекратила деятельность).
